Offentlig-privat samarbeid utvikler KI-verktøy for mer effektiv journalføring 

📸 Teamet ved Ahus er fornøyd med å teste ut Vidd sin løsning ved allmennpoliklinikker og ved DPS i divisjon psykisk helsevern og rus. Foto: Ahus

Akershus universitetssykehus (Ahus) er blant Norges største helseforetak, med blant annet ansvar for spesialisthelsetjenester innen psykisk helsevern og rusbehandling. Ved DPS Groruddalen og DPS Follo hadde fagmiljøene over tid erfart en betydelig dokumentasjonsbyrde. Etter pasientsamtaler på 45 minutter – og opptil 90 minutter ved lengre utredninger – går vesentlige deler av arbeidstiden med til dokumentasjon. For å utforske nye og mer effektive arbeidsmåter inngikk psykisk helsevern og rus divisjonen en avtale med Vidd Medical om løpende tjenestekjøp for tale-til-notat-teknologi.

Vidd Medical ble etablert i 2023 av legene Harald Fagerheim Bugge (nukleærmedisiner) og Bjørnar Antonsen (psykiater, PhD), sammen med ingeniør og PhD i kunstig intelligens, Anders Taskén. Selskapet har utviklet en løsning som kan driftes lokalt uten internett, tilpasset strenge krav til informasjonssikkerhet og personvern i helsesektoren – inkludert psykisk helsevern. 
Pilotsamarbeidet gjennomføres i en tid der kunstig intelligens løftes frem som et av de viktigste virkemidlene for å avlaste helsepersonell. Tale-til-sammendrag trekkes særlig frem som et område med potensial for videre skalering, og målet med prosjektet er å undersøke hvordan løsningen kan tas i bruk på en trygg og faglig forsvarlig måte i klinisk praksis. Med løsningen fra Vidd Medical transkriberes samtalen mellom pasient og behandler i sanntid. Når konsultasjonen er avsluttet, genereres et strukturert journalutkast i løpet av få sekunder. Behandleren går gjennom teksten, kvalitetssikrer og redigerer ved behov før notatet legges inn i journalsystemet. 

– Teknologien er utviklet som et støtteverktøy for behandlerne, ikke som en erstatning for det faglige ansvaret. Behandleren legger selv til den faglige vurderingen, og har alltid siste ord til hva som dokumenteres, sier Anders Taskén, medgründer i Vidd Medical. 

📸 Harald Fagerheim Bugge og Anders Taskén i Vidd Medical. Foto: Vidd Medical

Systematisk innhenting av erfaringer 

Pilotsamarbeidet mellom Vidd Medical og Ahus er organisert som et kvalitetsforbedringsprosjekt med fokus på en trygg og trinnvis innføring. Prosjektet innhenter målinger før oppstart og etter om lag tre og seks måneder. Erfaringene samles inn gjennom et omfattende spørsmålsbatteri som blant annet kartlegger stress og belastning, tidsbruk og opplevd tidsbesparelse, hvor intuitiv løsningen oppleves, behov for opplæring, kvaliteten på journalføringen, arbeidshverdag og trivsel, samt i hvilken grad transkripsjonen gjenspeiler samtalens innhold.

Foreløpige evalueringer viser at de fleste behandlerne i pilotprosjektet etter tre måneder opplever å spare 30–60 minutter daglig på journalføring. Flere beskriver at verktøyet gjør det enklere å holde seg ajour med løpende notatføring, og at tiden i større grad kan brukes på faglige vurderinger og planlegging av pasientoppfølging. Den viktigste tilbakemeldingen er likevel at de aller fleste opplever en positiv effekt på arbeidshverdagen, med mindre stress og lavere belastning knyttet til journalføring etter oppstart av pilotprosjektet.

Også kvaliteten på dokumentasjonen fremheves. Notatene får en fast og mer konsekvent struktur, noe flere beskriver som en styrke – særlig ved mer omfattende dokumenter som første samtale eller innkomstnotat. Samtidig pekes det på at løsningen i enkelte tilfeller krever mer redigeringsarbeid enn forventet, og at tekniske problemer har vært en utfordring. Dette understreker at teknologien fortsatt er under utvikling, og at stabilitet og tett oppfølging er avgjørende for å realisere det fulle potensialet – og for å gi klinikere pålitelig støtte i arbeidshverdagen. 

Fra et pasientperspektiv viser også erfaringene så langt at nesten alle pasienter samtykker til bruk av løsningen. Flere pasienter forteller også at de opplever en positiv endring i møtet med behandleren - de beskriver at behandleren virker mer til stede etter at verktøyet ble tatt i bruk.

For Vidd har det vært avgjørende å utvikle løsningen i tett dialog med klinikere. For sykehuset handler piloteringen både om å teste gevinster og avdekke utfordringer, samtidig som innføringen skjer innenfor rammene av gjeldende krav til informasjonssikkerhet og personvern.
- For oss er dette et svært spennende innovasjonsprosjekt som viser hva vi kan få til når offentlig og privat sektor samarbeider tett. Det har vært viktig å utvikle og teste løsningen i våre kliniske seksjoner, slik at teknologien kan tilpasses kliniske behov – og dermed bidra til mer bærekraftige helsetjenester, sier Gro Helen Øiestad Nordberg, prosjektansvarlig ved Ahus. 

Tett samarbeid mellom leverandør og klinikk 

Samarbeidet mellom Ahus og Vidd Medical viser at tale-til-notat kan integreres i kliniske arbeidsprosesser innen psykisk helsevern og gi målbare gevinster i form av spart tid og økt trivsel. Samtidig legger piloteringen et solid grunnlag for videre utvikling og ansvarlig implementering. 

Erfaringene viser at innføringen har krevd et omfattende og systematisk utviklings og implementeringsarbeid. For at løsningen skal fungere godt i praksis, har det vært nødvendig med grundig utvikling og tilpasning av maler og journalstrukturer, slik at de understøtter kliniske arbeidsprosesser og oppleves faglig relevante for ulike behandlere. Dette arbeidet har vært avgjørende for nytteverdien, men peker også på et fortsatt forbedringspotensial – både når det gjelder språk, struktur og presisjon i ulike kliniske situasjoner. 

Les mer om Vidd Medical her